Egal, wie bei euch die Information gehandhabt wird - es sollte von vornherein Klarheit darüber herrschen. Man kann heute schon davon ausgehen, dass die meisten Internetzugang haben. Doch müsste das in einer Konferenz geregelt worden sein, z. B. mit der Auflage: Schaut alle bis spätestens xx Uhr nochmals in die Mails, ob ihr evtl. vertreten müsst. Da könnte man dann auch Ausnahmen festlegen, wenn Kollege xy keinen I-Zugang hat, dass der eben doch angerufen werden muss. Alles andere ist Stümper-Organisation von eurer SL.
lisae

Nun, ein Vertretungsplan sollte am Ende eines Tages (Arbeitstages) so gegen 12:30 h für den Folgetag fertiggestellt sein, damit jeder Gelegenheit hat, den Plan zu lesen. Bis zu diesem Zeitpunkt ist mit großer Wahrscheinlichkeit abzusehen, wer am Folgetag nicht anwesend sein kann.

Krankmeldungen, die erst am Morgen des Folgetages ankommen, können folglich noch nicht berücksichtigt sein. Diese müssen kurzfristig eingearbeitet werden. Es lohnt sich also für die ersten beiden Stunden Personal in (bezahlter) Bereitschaft zu haben, da zur ersten Stunde nur die anwesend sind, die unterrichten. Im Laufe des Tages kann man Löcher im Plan noch mit Personal füllen, das "eh da" ist, also Springstunden (ohne Unterrichtsverpflichtung) hat.

Je kleiner ein Kollegium ist, desto schwieriger wird es, Ausfälle zu kompensieren. Große Systeme bekommen das besser hin, da bei mehr Personal zwangsläufig mehr Springstunden anfallen. Und notfalls gibt es noch Referendare

Eine Schule, die auf gute interne Kommunikation Wert legt, sollte ein Vertretungskonzept erstellen. Das wird im Kollegium diskutiert und abgestimmt. Ziel dieser Diskussion muss sein, eine Lösung zu finden, der möglichst viele zustimmen können. In RLP besteht sogar die Pflicht für Schulen, die auf außerschulische Kräfte (= PES) zurückgreifen können, ein solches Konzept einzureichen und jährlich zu evaluieren und ggf. zu verbessern.

Wer bezahlt die denn?


Bei uns gibt es sowas leider nicht.

Mööönsch! Shit happens. Stundenplanmacher hat's versucht mit der Vertretung, hat aber nicht geklappt.
So was passiert doch schon mal und es ist egal, wer da die Schuld trägt. Man kriegt's doch auch so geregelt, nicht brilliant, aber es geht doch.
Abhaken und beim nächsten mal besser absprechen. Und auch dann wird es wieder irgendwo mal nicht klappen. Das ist Schule. Dafür klappt's eben die anderen 99 von 100 Male.

Zu deiner Frage: Wer bezahlt die denn?

Die bezahlt das Land. Das System heißt PES = Projekt Erweiterte Selbstständigkeit.

Jede weiterführende Schule und jede GS, die Ganztagsschule ist, bekommt einen Geldbetrag zugewiesen. Dieser richtet sich nach den Lehrerstellen an der Schule. Mit diesem Geld kann der Schulleiter Leute einkaufen, die unterrichten, wenn jemand fehlt. Bei uns sind das meist Studierende aus dem GS-Bereich, oder auch Leute mit dem 1. Examen, die auf ihr Referendariat warten. Das Geld ist begrenzt. Man muss haushalten.

... werden ab 4 Stunden Vertretung die Woche Mehrarbeitsstunden abgerechnet. Allerdings muss man nachweisen, dass kein anderer Unterricht ausgefallen ist, sonst bekommt man den abgezogen.
Ihr könnt Euch vorstellen, wie scharf die Kollegen auf Vertretung sind ...
Gruß
m.gottheit

4 Stunden im Monat, denke ich.
Ab der 4. Vertretungsstunde pro Monat bekommst du
deinen Vertretungsunterricht (also auch die ersten
3) bezahlt.
Bei Teilzeitkräften (auch Altersteilzeit) wird ab
der ersten Stunde bezahlt. (NRW)

Angestellte haben das Recht auf Bezahlung mit der ersten Überstunde, wird aber gerne übersehen.

"Wir können die Angestelltenb ja nicht besser stellen." (selten so gelacht.)

Scharf auf (vergütete) Mehrarbeit? Fehlt da der Ironie-Smiley?
Selbst wenn ich ein paar Mehrarbeitsstunden im Monat ab und zu abrechnen kann, bleibt nach Abzug der Steuern nicht wirklich viel übrig. Da dürfte den meisten Freizeitausgleich lieber sein!